合理安排时间,就等于节约时间,这是培根的至理名言。
时间是最公平的,让每个人都拥有24小时。
在相同的条件下做同一件事情,有人把它做到极致,有人没能很好地完成,还有人只做了一半。区别在于,是否合理利用时间。
假如你是一家互联网公司的总裁秘书,现在是周一上午9:00。
9:30要开高管早餐会,你负责联系两位海外负责人开会。早餐会一般使用Zoom,你需要提前调试设备。
你还需要准备早餐,一般安排西餐,要准备面包、牛奶、咖啡和果汁等。
你上周五已经收到了会议材料,还没有打印,这时你收到了领导发来的消息,说早餐会材料有更新,他已经发到你邮箱里了,让你重新打印一下。
另外,早餐会临时增加两位国内高管,你负责通知他们。
然后你又收到了两位参加高管秘书的消息,不约而同地说,他们的领导想约晚上9:30与总裁沟通一下,具体沟通事项没说。
一位总监发来消息,问你能不能帮他组织一下中午的会议,再帮忙安排一下会议餐,这位总监对你没有直接管理权,只是平时跟你关系不错,临时找你帮忙。
司机打来电话,语气显得很着急,说已经9:10了,领导还没有下楼。
刚挂了司机电话,领导的爱人就打来电话,说孩子发烧了,让你帮忙挂号。
请问你该如何处理这些事情?领导要做的工作很多,秘书要安排的日程也很多。
过来人老秘书从源头着手,她将日程管理分为两大块:领导端口接收的工作,和秘书端口接收的工作。
领导端口接收的工作又分为:日常工作,重点工作临时工作。
老秘书总结出领导的日常工作,基本上围绕着产(产品)、销(销售)、人(人力资源)、发(研究开发)、财(财务管理)这五大板块工作。和客户谈生意,维护对外关系,审批各种文件,安排各项工作等等。
领导的日常工作:每天必做的,每周必做的,每月必做的,每年必做的。这些都列入“领导周日程安排表”中。
领导的重点工作也一样在“领导周日程安排表”标示,重点业务,重点项目,重点人。
“产、销、人、发、财”这五大板块,在公司发展的过程中,不同时期,重点不同。
老秘书介绍了三种非常好辨别重点的方法:
一看领导的注意力在哪里,平时开会,领导比较